Elastyczna wymiana zleceń, inteligentne wykorzystanie mocy produkcyjnych

BoxHub to nowa platforma cyfrowa, którą JH Holding opracowała wyłącznie dla klientów Progroup. Jest to wirtualna sieć, która pomaga około 500 przedsiębiorstwom z branży opakowań łączyć wiedzę, wykorzystywać synergię i wspólnie pokonywać wyzwania.

Jeżeli zlecenie jest znowu większe niż spodziewane, czas goni – bez wsparcia będzie je trudno zrealizować. Właśnie w takich momentach ujawnia się siła dobrze funkcjonującej sieci. I tutaj wkracza BoxHub.

Platforma otwiera nowe możliwości współpracy i realizacji zamówień: łączy cyfrowo dostawców i odbiorców. Podstawowa zasada jest prosta i skuteczna: BoxHub działa jak cyfrowa platforma handlowa, podobna do serwisu eBay, ale z jedną istotną różnicą. Zamiast używanych mebli lub zabawek można tu znaleźć opakowania z tektury falistej dostosowane do potrzeb – zupełnie nowe, we wszystkich kształtach i rozmiarach, gotowe do natychmiastowej dostawy.

„Chodzi o to, aby koordynować zadania w taki sposób, aby optymalnie wykorzystać mocne strony sieci“, wyjaśnia Niclas Frank, Business Development Manager w JH Holding. „BoxHub pozwala na konkretne wykorzystanie potencjału społeczności – w pragmatyczny, partnerski i zorientowany na przyszłość sposób.“

Wyobraźmy sobie następujący scenariusz: producent opakowań otrzymuje zapytanie od klienta w sprawie konkretnego opakowania z tektury falistej, którego dotychczas nie miał w swojej ofercie. Do realizacji tego zadania brakuje mu zarówno odpowiednich mocy produkcyjnych, jak i niezbędnej wiedzy specjalistycznej dotyczącej produktu.

I właśnie tutaj wkracza BoxHub. Zamiast odrzucić zamówienie i stracić klienta, producent może opublikować zamówienie w sieci za pośrednictwem BoxHub. W ten sposób inni partnerzy w ramach sieci mają możliwość ubiegania się o realizację zamówienia. W przypadku pomyślnego pośrednictwa zlecenie zostanie zrealizowane przez wykwalifikowanego partnera sieciowego.

Wynik: producent składający zapytanie zachowuje zdolność do realizacji dostawy i niezawodność – nawet poza własnymi granicami produkcyjnymi. Jednocześnie partnerzy sieciowi korzystają z dodatkowych zamówień i lepszego wykorzystania mocy produkcyjnych. Klasyczna sytuacja win-win, która w precyzyjnie promuje wydajność, współpracę i konkurencyjność w ramach sieci, wspierana przez przejrzyste i ustrukturyzowane procesy.

Producent opisuje swoje zamówienie na platformie. Najpierw klika jeden z już zapisanych kodów FEFCO. Są to międzynarodowe znormalizowane kody, służące do oznaczania opakowań z tektury falistej. Zostały one zdefiniowane przez Fédération Européenne des Fabricants de Carton Ondulé i ułatwiają komunikację między producentami, klientami i dostawcami. Ponadto producent wskazuje ilość oraz swoje oczekiwania cenowe, a w razie potrzeby również inne pożądane specyfikacje. Nie musi prawie nic sam formułować, ponieważ platforma pyta o wszystkie ważne informacje. Każda firma zarejestrowana w sieci BoxHub może przeglądać to zamówienie.

Oferta firmy dotycząca zapytania jest widoczna wyłącznie dla firmy ogłaszającej konkurs. „Pozostali uczestnicy sieci nie mogą śledzić, kto komunikuje się i negocjuje z kim w sprawie tego zlecenia“, wyjaśnia Niclas Frank. JH Holding również nie wie, jaka cena została ostatecznie zapłacona. „Dowiadujemy się jedynie, czy doszło do zawarcia umowy, jednak nie sprawdzamy, czy została ona faktycznie zrealizowana. Z naszej strony jest to zatem wyłącznie pośrednictwo.“

Platforma zostanie najpierw udostępniona niewielkiej grupie użytkowników. BoxHub ma być przede wszystkim funkcjonalny i łatwo dostępny: wszyscy użytkownicy otrzymują automatycznie pocztą elektroniczną wszystkie informacje dotyczące nowych zamówień. W przyszłości połączenie z ich systemami ERP jeszcze bardziej uprości korzystanie.

JH Holding nie pobiera opłaty za pośrednictwo – platforma jest dostępna w ramach modelu abonamentowego. Naszym głównym celem jest wzmocnienie naszej sieci, zgodnie z mottem: „Better together“, uzupełnia Niclas Frank, który opracował projekt wspólnie z Philippem Blankiem z -Professionals Academy i firmą konsultingową IT Krallmann AG.

W kolejnym etapie rozwoju platforma zostanie zinternacjonalizowana, aby umożliwić dostęp wszystkim klientom Progroup. Również odwrotne pośrednictwo jest już w fazie planowania: zamiast konkretnego zlecenia wkrótce będzie można przez platformę oferować wolne moce produkcyjne maszyn. Ponadto planowane jest wprowadzenie funkcji śledzenia i lokalizacji, która umożliwi ciągłe śledzenie zamówień w dowolnym momencie.

W perspektywie długoterminowej zespół planuje uzupełnienie BoxHub o centralny element do wymiany wiedzy. Ma zostać umożliwiona systematyczna wymiana rozwiązań w zakresie opakowań, impulsów rozwojowych i wiedzy rynkowej.

„W naszym modelu biznesowym tkwi ogromna szansa: dzięki ukierunkowanej współpracy i systematycznej wymianie wiedzy możemy osiągnąć synergię, która wykracza daleko poza możliwości, jakie każdy z nas ma samodzielnie. Jeżeli uda się nam inteligentnie połączyć tę wiedzę, Progroup i jej klienci będą mogli aktywnie kształtować przyszłość rynku – i jako całość będą stanowić więcej niż suma swoich części“, podsumowuje Niclas Frank.

„Zapy­taj PiA“

Technologia może być przystępna i stanowić pomoc w codziennej pracy o każdej porze. Dowodem na to jest chatbot PiA, opracowywany i trenowany przez ekspertów z Prosystems wspólnie z pracownikami różnych działów.

Które z naszych fabryk mają magazyn wysokoregałowy? Co to jest EBITDA? Jak rozliczyć podróż służbową? Pracownicy codziennie zadają sobie wiele pytań, na które często nie znajdują odpowiedzi. Eksperci z Prosystems, wewnętrznego działu Progroup zajmującego się cyfryzacją i optymalizacją procesów, pracują nad tym, aby generatywna sztuczna inteligencja wypełniała tę lukę w przyszłości dla wszystkich pracowników – przez całą dobę. „Zapytaj PiA” może stać się popularnym powiedzeniem w firmie, wyjaśnia Alexander Göttel, kierownik działu Prosystems. Chatbot zna odpowiedzi na wiele pytań dotyczących świata Progroup lub przynajmniej potrafi wskazać, gdzie można je znaleźć.

Następnym krokiem będzie również utworzenie bazy wiedzy. Pracownicy poszczególnych działów są zachęcani do dzielenia się swoją wiedzą ekspercką, którą zgromadzili przez wiele lat pracy zawodowej: oznacza to identyfikację istotnych pytań i wprowadzenie ich wraz z odpowiednimi odpowiedziami do chatbota. Wykorzystywane są wyłącznie dane własne przedsiębiorstwa. W szczególności procedura wdrażania nowych pracowników może zostać uzupełniona i ułatwiona dzięki sztucznej inteligencji, jak uważa Göttel. „Sztuczna inteligencja w bardzo konkretny sposób podsumowuje złożone zagadnienia, a pytania można zadawać anonimowo” – wyjaśnia szef działu IT i dodaje: „Szczególnie nowi pracownicy często napotykają przeszkody, których nikt nie widzi – wewnętrzne skróty, niepisane zasady, drobne osobliwości codziennego życia firmy. Kto pyta, może się niechcący ujawnić. Kto milczy, pozostaje w ciemności. PiA to zmienia. Sztuczna inteligencja, która nie tylko udziela odpowiedzi, lecz także zmniejsza niepewność. To zapewnia ważną wiedzę.“

Aby PiA nie udzielała błędnych odpowiedzi, dane trzeba na bieżąco aktualizować. Obecnie cyfrowy asystent jest testowany przez kilka zespołów. Na przykład w zakresie udzielania odpowiedzi na pytania dotyczące produkcji tektury falistej lub określenia procesów logistycznych. Eksperci z poszczególnych dziedzin sprawdzają odpowiedzi i przekazują swoje opinie do Prosystems. „Im częściej korzystamy z tej sztucznej inteligencji, tym więcej pomysłów pojawia się na temat kolejnych zastosowań, które można jeszcze wytrenować. Każda opinia z organizacji jest ważnym wkładem dla PiA” – mówi Göttel. Przedstawia wgląd w możliwą przyszłość: w przyszłości PiA może nie tylko wspierać nas wewnętrznie, lecz również być wykorzystywana na zewnątrz. Na przykład aby zapewnić klientom całodobową pomoc w przypadku pytań dotyczących produktów lub dostaw. Cicha, ale wyraźna wskazówka, dokąd może zmierzać ta podróż. Do tego czasu jednak w Progroup w dalszym ciągu obowiązuje zasada: zapytaj PiA. A także: szkolenie, szkolenie, szkolenie.

Bryłki edukacyjne: zrozumiałe jednostki szkoleniowe

Bryłki edukacyjne Progroup zaostrzają apetyt na wiedzę. Krótkie jednostki szkoleniowe są dostępne dla wszystkich pracowników w kompaktowej i praktycznej formie.

W świecie, w którym uwaga stała się walutą, konieczne jest również przemyślenie formatów nauki od nowa. Obecnie serwuje się je w małych porcjach – łatwych do przyjęcia, innowacyjnych i często z przyciskiem odtwarzania. Zamiast długich dni szkoleniowych i nieporęcznych dokumentów Julia Kluck i Sarah Köhler stawiają na inny przepis: bryłki edukacyjne Progroup. Wspólnie kierują działem komunikacji firmowej i marketingu (UKM) w Progroup i postawiły sobie za cel, aby wiedza była tak samo dostępna, jak dobra przekąska: kompaktowa i łatwa do przyswojenia. Ze świadomością szczególnego wyzwania, jakim jest przedstawienie skomplikowanych zależności w zwięzły i treściwy sposób.

Ponieważ zdaniem ich obu wiedza ma prawdziwą wartość tylko wtedy, kiedy jest dzielona. Dokładnie tam, gdzie jest to potrzebne: łatwo dostępna i konkretna między dwoma spotkaniami, w podróży na telefonie komórkowym lub jako krótka inspiracja. To, co kiedyś było wielostronicowym plikiem PDF, dziś jest maksymalnie pięciominutowym klipem z konkretnym przekazem: nie musisz wiedzieć wszystkiego, lecz kiedy tego potrzebujesz, wiedza jest dostępna natychmiast i w każdej chwili. Po prostu między innymi zajęciami. Całkowicie bez kalorii, lecz zawsze z wartościami odżywczymi.