Échanger les commandes en toute simplicité et exploiter les capacités intelligemment

BoxHub est le nom de la nouvelle plateforme que la JH Holding a conçue exclusivement pour les clients de Progroup. Il s’agit d’un réseau virtuel qui aide les quelque 500 entreprises de la branche de l’emballage à unir les connaissances, à exploiter les synergies et à maîtriser les défis ensemble.

On reçoit de nouveau une commande qui s’avère plus étendue que prévu ; le temps presse, et sans soutien il est difficile d’y parvenir. C’est précisément dans ces moments que se révèle la force d’un réseau qui fonctionne. C’est là qu’intervient BoxHub.

La plateforme crée de nouvelles possibilités de collaboration et de traitement des commandes car elle regroupe l'offre et la demande sur une base numérique. Le principe sur lequel elle repose s’avère aussi simple qu’efficiente : BoxHub fonctionne à la manière d’une place de marché numérique, comparable à eBay – à une différence décisive près. À la place de meubles ou de jouets, on trouve ici des emballages en carton ondulé coupés sur mesure, flambant neufs, de toutes les formes et tailles, prêts à l'emploi immédiat.

« La question ici est de coordonner les commandes de manière à ce que les forces en jeu dans le réseau soient utilisées de façon optimale », explique Niclas Frank, Business Development Manager de la JH Holding. « BoxHub rend le potentiel de la communauté concrètement utilisable, et à la fois pragmatique, partenarial et orienté sur l’avenir. »

Imaginons le scénario suivant : un fabricant d’emballages reçoit une commande de client en vue d’un emballage spécifique en carton ondulé, qu’il ne détient pas dans son catalogue. Il lui manque aussi bien les capacités des machines adéquates que le savoir-faire nécessaire et spécifique au produit.

C’est précisément là qu’intervient BoxHub. Au lieu de refuser la commande et de prendre le risque de perdre un client, le fabricant est en mesure de la publier dans le réseau par le biais de BoxHub. De sorte que d’autres partenaires au sein du réseau ont la possibilité de candidater pour s’occuper de la commande. En cas de passation réussie, la commande est prise en charge par un partenaire qualifié du réseau.

En conséquence de quoi le fabricant demandeur demeure en état de fournir efficacement, même au-delà de ses propres limites de production. En même temps, les partenaires du réseau bénéficient de commandes supplémentaires et d’une meilleure utilisation des capacités de production. C’est une classique situation gagnant-gagnant qui favorise directement l’efficience, la coopération et la compétitivité au sein du réseau, le tout porté par des processus transparents et structurés.

Le producteur décrit sa requête de commande sur la plateforme. En premier lieu, il clique sur l’un des codes FEFCO déjà créés. Il s’agit à cet égard de codes normés à l’international pour identifier les emballages en carton ondulé. Définis par la Fédération Européenne des Fabricants de Carton Ondulé, ils facilitent grandement la communication entre les fabricants, les clients et les fournisseurs. Par ailleurs, le producteur précise la quantité qu’il souhaite et indique sa fourchette de prix, voire encore d’autres spécifications attendues. Il n’a pratiquement rien d’autre à formuler puisque c’est la plateforme qui sonde toutes les informations requises. Ces indications de commandes peuvent être consultées par toutes les entreprises enregistrées dans le réseau BoxHub.

La candidature d’une entreprise à l’acquisition d’une demande de commande est consultable uniquement par l’entreprise émettant l’appel d’offre. « Les autres participants dans le réseau ne sont pas en mesure de tracer la communication et la négociation des parties prenantes », précise Niclas Frank. De même, la JH Holding n’est pas en mesure de voir le prix qui a été déterminé à la transaction. « Nous ne pouvons que savoir si le contrat a été conclu, sans pour autant savoir si la transaction a réellement été effectuée. Il s’agit donc d’une pure intermission commerciale de notre part ».

Dans un premier temps, la plateforme est déployée à l’intention d’un petit groupe d’utilisateurs. BoxHub doit avant tout être fonctionnel et facile d’accès : les utilisateurs reçoivent toutes les informations relatives aux nouvelles entrées de commande automatiquement par mail. L’accessibilité à leurs systèmes ERP devra simplifier davantage encore l’utilisation à l’avenir.

La JH Holding ne facture pas de frais de courtage car la plateforme est accessible par un modèle d’abonnement. Nous portons pour notre part notre attention clairement sur la consolidation de notre réseau, selon l’adage « Better together », indique Niclas Frank qui était à la manœuvre du développement du projet en collaboration avec Philipp Blank de la Professionals Academy et avec le cabinet de conseil en TI Krallmann AG.

L’extension de la plateforme tendra à s’internationaliser lors de la prochaine étape, afin de permettre à tous les clients de Progroup d’y accéder. Le courtage inversé est également en cours de planification : à la place de proposer des commandes concrètes, il sera bientôt possible de proposer des capacités franches de machines par le biais de la plateforme. Elle comportera de plus un système de tracking et de tracing qui permettra de suivre les commandes intégralement et à tout moment.

Sur le long terme, la team envisage de compléter BoxHub d’un module central en vue de l’échange des informations. Il est question de rendre possible un échange systématique de solutions d’emballages, d’impulsions de développement et de connaissances du marché.

« Notre modèle commercial revêt une grande opportunité : grâce aux coopérations ciblées et à l’échange systématique des informations, nous serons en mesure d’appliquer des synergies qui excéderont largement les possibilités autrement dispersées. Si nous parvenons à mettre intelligemment ces enseignements en réseau, Progroup et ses clients pourront dynamiser l’avenir du marché, de sorte que l’ensemble sera plus que la somme de leurs parties », résume Niclas Frank.

« Demande à PiA »

La technologie peut être accessible et constituer à n’importe quelle heure une aide précieuse dans le travail au quotidien. Le chatbot PiA en est un exemple probant, que les experts de Prosystems développent et alimentent en coopération avec les collaborateurs des différents services.

Quelles sont nos usines qui possèdent un entrepot à hauts rayonnages ? Qu’en est-il de l’EBITDA ? Et comment faire pour facturer un voyage d’affaires ? Les collaborateurs se posent tous les jours des questions auxquelles ils ont du mal à trouver vite fait des réponses. Les experts de Prosystems, qui est le domaine interne à Progroup pour les questions du numérique et de l’optimisation des process, travaillent à faire en sorte que l’IA générative comble cette lacune pour tous les collaborateurs, à chaque instant. « Demande voir à PiA » pourrait devenir la nouvelle phrase fétiche au sein de l’entreprise, explique le directeur du service Alexander Göttel. Le chatbot connaît toujours la réponse à beaucoup de questions au sein de l’univers de Progroup, ou à tout le moins sait où la trouver.

Le développement d’une base de données des savoirs est prévu par ailleurs. Les collaborateurs dans les différents départements sont conviés à partager leurs connaissances spécifiques qu’ils ont souvent acquises au cours de nombreuses années d’expérience. Autrement dit, ils cherchent à identifier les questions importantes et à alimenter le chatbot de ces enseignements et des réponses adéquates. On utilise alors que les informations propres à l’entreprise. En particulier l’intégration pourrait être complétée et simplifiée grâce à l’IA, indique Göttel. « L’IA digère les questions complexes de manière super concrète, et les questions posées sont anonymes », explique le responsable informatique en insistant que « les nouveaux collaborateurs, surtout, tombent sur des obstacles que personne ne voit, comme les abréviations en interne, les règles non écrites, et les petites particularités qui font partie du quotidien dans l’entreprise. Quiconque pose des questions risque de passer involontairement pour un ignorant. Mais quiconque n’ose pas demander reste dans l’ignorance. PiA permet de changer ça. Une IA qui non seulement donne des réponses mais réduit aussi les incertitudes. Tout cela crée de la connaissance précieuse ».

Pour faire en sorte que PiA ne donne surtout pas de réponses incorrectes, les données doivent être continuellement mises à jour. Plusieurs équipes testent l’assistant numérique à l’heure actuelle. Par exemple pour répondre à des questions sur la production du carton ondulé ou pour définir les processus logistiques. Les experts des différents domaines vérifient la validité des réponses et fournissent un retour à Prosystems. « Plus on utilise cette IA, plus il y a d’idées qui surgissent sur les cas d’application qui nécessitent encore d’être affinées. Chaque feedback qui vient de l’organisation est une entrée importante pour PiA », assure Göttel. Cela donne un aperçu du futur potentiel que réserve PiA en nous aidant en interne par exemple, mais aussi en s’appliquant en externe. Ainsi en proposant aux clients une assistance 24/7 pour toute question concernant les produits et les livraisons. Une indication discrète mais claire vers où le voyage peut nous conduire. Progroup continuera donc de plaider pour « interroger PiA ». Tout en se l’appropriant encore et encore.

Learning Nuggets: comment bien digérer les unités d’apprentissage

Les learning nuggets de Progroup ouvrent l’appétit à la connaissance. Ces petites unités d’apprentissage compactes et pratiques sont destinées à tous les personnels.

Dans un monde dans lequel l’attention est devenue monnaie courante, les formats d’apprentissage doivent également être repensés. Aujourd’hui, ils sont servis en petites portions – à la cuillère, de façon innovante et avec un bouton lecture. Au lieu de passer de longues journées de formation à compulser des documents rébarbatifs, Julia Kluck et Sarah Köhler préfèrent concocter une autre recette : celle des Learning Nuggets de Progroup. Ce binôme dirige en coprésidence le service de la communication d’entreprise et du marketing chez Progroup avec l’objectif déterminé de rendre la connaissance aussi alléchante qu’un bon petit plat, à savoir compacte et facile à digérer. Elles savent combien il est nécessaire de représenter ces défis particuliers et les relations complexes de manière concise et prégnante.

Car le savoir, disent-elles, ne peut être valorisé que s’il est partagé. Il en faut là où on en a besoin : à bas seuil et ponctuellement entre deux dates, sur le portable lors d’un déplacement ou encore pour se remettre brièvement à jour. La connaissance exposée auparavant dans un PDF de plusieurs pages se présente aujourd’hui, au mieux, sous la forme d’un clip de cinq minutes avec un message clair : tu n’as pas à tout savoir, mais seulement ce dont tu as besoin et quand tu en as besoin, c'est-à-dire maintenant ou à tout moment. En cas de petit creux. Sans apport calorique, mais toujours de manière nutritive.